WePadel : des réservations qui se font toutes seules

Le problème

WePadel organise des stages et des séjours de padel encadrés par des joueurs de haut niveau. Mais la machine derrière ne suivait pas : un site vieillissant, et surtout des réservations gérées à la main, avec un formulaire externe suivi d’un virement bancaire à encaisser soi-même. L’audit que j’ai mené au départ estimait qu’environ 70 % des personnes qui commençaient une réservation abandonnaient en route. Et chaque inscription restante générait du travail manuel : vérifier le virement, confirmer, relancer pour le solde, facturer, tenir les listes à jour.

Les quatre cases

• Le levier : réduire les coûts et le temps perdu (et arrêter de perdre des inscrits en route).
• Le chiffre : la part des réservations qui se font sans aucune intervention humaine.
• Le point de départ : chaque réservation gérée à la main, de la demande jusqu’à la facture, avec environ 70 % d’abandon estimé en cours de parcours.
• La cible : des réservations payées en ligne de bout en bout, acompte, solde et facture compris, sans que personne ne s’en occupe.

Ce que j’ai construit

Un site complet, avec un tunnel de réservation où le client choisit son stage, son niveau, ses options, applique un code promo ou une carte cadeau, et paie son acompte en ligne (ou la totalité si le départ est proche). La demande de solde part ensuite automatiquement : un lien personnel reçu par email, relancé tous les 3 jours tant qu’il n’est pas payé. Chaque paiement génère sa facture tout seul.

Autour de ce cœur, tout ce dont l’école a besoin : une boutique en ligne, des cartes cadeaux utilisables comme moyen de paiement, l’inscription à l’académie entièrement en ligne (elle se faisait sur formulaire papier la saison précédente), et un back-office sur mesure où le gérant pilote tout seul : stages, prix, places, réservations, avis, contenus du site, textes des emails automatiques. Il ne dépend plus de personne pour faire vivre son site.

Ce que ça a changé

120 réservations en ligne au cours des deux premiers mois. Là où chaque inscription demandait hier des allers-retours, des encaissements et des relances à la main, tout se déroule aujourd’hui sans intervention : réservation en ligne, acompte payé en ligne, demande de solde envoyée automatiquement, facture générée automatiquement. Le temps gagné, le gérant le passe sur son école, plus sur sa gestion.

Le site tourne avec 24 stages et séjours au catalogue (de 399 à 1 290 euros) et 7 coachs dont 3 classés Top 100 mondial. Et le projet vit : depuis le lancement, l’inscription à l’académie, la fidélité, les codes promo de campagne et le suivi des ventes partenaires sont venus s’ajouter, en abonnement. C’est exactement le modèle que je défends : on règle d’abord le problème qui coûte le plus, puis le système s’étend.